Welke TKI-subsidie past bij uw innovatieproject in de regio Brainport of Delft?

Als founder van een ambitieuze start-up in de regio Brainport of Delft heeft u een briljante technologische innovatie ontwikkeld. De volgende stap is het bouwen van een prototype of het opschalen van uw R&D, maar de financiering is een uitdaging. U kijkt naar de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en ziet een complex landschap van regelingen: TKI, WBSO, MIT. De vraag is niet óf er geld beschikbaar is, maar hoe u de juiste weg vindt in dit doolhof.

Veel ondernemers maken hier een cruciale denkfout. Ze zoeken naar een subsidie die past bij hun *technologie*. U ontwikkelt immers AI-software, dus u zoekt binnen de Topsector High Tech Systemen en Materialen (HTSM). Logisch, maar vaak niet de meest strategische route. De Nederlandse overheid en de Topconsortia voor Kennis en Innovatie (TKI’s) belonen namelijk niet de technologie zelf, maar de toepassing ervan binnen een maatschappelijke missie. De ware kunst is om uw project te ‘herformuleren’ in de taal van de sector waar u de meeste impact kunt realiseren.

Dit artikel is geen opsomming van regelingen. Het is een strategische gids, geschreven vanuit het perspectief van een RVO-specialist. We doorbreken de standaard denkwijze en laten zien hoe u uw project positioneert voor maximale kans op succes. We behandelen hoe u een WBSO-aanvraag schrijft die standhoudt, de juiste kennispartner kiest en de administratieve valkuilen vermijdt die veelbelovende projecten de das omdoen. Het doel: u de mindset en de tools geven om het Nederlandse subsidielandschap niet als een hindernis, maar als een strategische hefboom voor uw groei te zien.

Om u te helpen de juiste subsidie te vinden en succesvol aan te vragen, hebben we dit artikel opgedeeld in duidelijke, strategische stappen. Hieronder vindt u een overzicht van de onderwerpen die we zullen behandelen, van het kiezen van de juiste sector tot het opzetten van een audit-proof administratie.

Waarom uw softwarebedrijf soms beter past binnen de sector Water & Maritiem

De meest gemaakte fout bij het aanvragen van TKI-subsidie is denken vanuit het product in plaats van de toepassing. U heeft geavanceerde machine learning-algoritmes ontwikkeld. De logische stap lijkt de Topsector HTSM. Maar wat als uw algoritme kan voorspellen waar de dijken verzwakt zijn door droogte? Plotseling is uw project geen ‘AI-project’ meer, maar een oplossing voor een urgent probleem binnen de Kennis- en Innovatieagenda van de Topsector Water & Maritiem. Dit is strategisch ‘herformuleren’.

De TKI’s zijn opgezet om maatschappelijke uitdagingen op te lossen. Uw innovatie is slechts een middel. De kunst is om de officiële ‘roadmaps’ en agenda’s van verschillende Topsectoren te analyseren op zoek naar problemen die úw technologie kan oplossen. Een goed voorbeeld is het programma van TKI Watertechnologie. Zij stimuleren publiek-private samenwerkingen (PPS) met een focus op thema’s als digitalisering, sensortechnologie en data science voor wateroplossingen. Uw softwarebedrijf kan hier de perfecte private partner zijn in een consortium, met een veel grotere kans op succes dan in de overvolle HTSM-arena.

De overheid wil geen ‘software’, ze wil veiligere havens, efficiënter waterbeheer en emissieloze scheepvaart. Door uw project te presenteren als een bijdrage aan deze missies, spreekt u de taal van de subsidieverstrekker. Dit vereist een andere mindset: u bent geen softwareleverancier, maar een partner in de maritieme energietransitie of de digitalisering van deltatechnologie.

Deze denkwijze opent deuren naar onverwachte subsidiepotten en consortia, en vergroot uw relevantie en dus uw slaagkans aanzienlijk.

Hoe schrijft u een WBSO-aanvraag die in één keer wordt goedgekeurd?

De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) is vaak de financiële ruggengraat van uw innovatieproject. Het is geen projectsubsidie zoals TKI, maar een fiscale regeling die uw loonkosten en uitgaven voor R&D verlaagt. In 2024 maken bijna 19.000 bedrijven gebruik van de WBSO, wat de populariteit en het belang ervan onderstreept. Een goedgekeurde S&O-verklaring (Speur- & Ontwikkelingswerk) is vaak ook een voorwaarde voor deelname aan TKI-projecten, omdat het de ‘in-kind’ bijdrage van uw bedrijf valideert.

De RVO keurt een aanvraag echter niet zomaar goed. Het absolute struikelblok voor veel start-ups is de definitie van de technisch-wetenschappelijke bottleneck. U moet de RVO-adviseur overtuigen dat uw project technisch nieuw en complex is en niet opgelost kan worden met bestaande kennis of standaardtechnieken. Vage omschrijvingen als “we bouwen een innovatief platform” zijn gedoemd te mislukken. U moet de kern van het probleem blootleggen.

Een ijzersterke WBSO-aanvraag bevat een kristalheldere beschrijving van deze bottleneck. Om dit concreet te maken, moet uw aanvraag de volgende elementen bevatten:

1. Nieuwheid: Beschrijf exact wat er technisch nieuw is aan uw software, proces of product. Gaat het om een nieuw algoritme, een unieke materiaalcombinatie of een nog niet eerder toegepaste productiemethode?
2. Onzekerheid: Leg uit waarom de oplossing niet voor de hand ligt. Welke technische onzekerheden of afbreukrisico’s zijn er? Documenteer welke oplossingsrichtingen u al (tevergeefs) heeft onderzocht.
3. Systematiek: Toon aan dat uw ontwikkelproces gestructureerd is. Voeg (functionele) ontwerpen, testplannen en een duidelijke projectplanning toe. Dit bewijst dat u niet zomaar wat probeert.

Bedrijven die voor het eerst (of na 2 jaar afwezigheid) WBSO aanvragen, kunnen rekenen op een vastgesteld forfaitair S&O-uurloon. Voor 2026 is bijvoorbeeld een bedrag van €29 per uur voor het S&O-uurloon vastgesteld als basis voor de berekening van het voordeel. Door de bottleneck vooraf scherp te definiëren, voorkomt u vertraging en legt u een solide basis voor uw gehele subsidie-aanvraag.

Het is de moeite waard om hier extra tijd in te investeren; een afwijzing betekent niet alleen gemiste inkomsten, maar ook een zwakkere positie in TKI-consortia.

TNO of een Technische Universiteit: wie is de beste partner voor uw prototype?

Veel TKI- en andere innovatiesubsidies vereisen samenwerking met een kennisinstelling. Voor tech start-ups in Zuid-Holland en Brabant zijn de keuzes vaak TNO of een technische universiteit zoals TU Delft of TU/e. De keuze voor de juiste partner is echter geen formaliteit; het heeft diepgaande strategische implicaties voor uw project, met name op het gebied van intellectueel eigendom (IP) en de focus van het onderzoek.

Als advocaat Adriaan van Noord, Hoofd Intellectueel Eigendom bij het Innovation and Impact Centre van TU Delft, opmerkt over de complexiteit van IP-regels:

As a lawyer I can get through it, but it’s probably hard to get through for students. This was the reason that we put together a toolkit… that universities can use to translate the contents for students to their particular local context.

– Adriaan van Noord, Head of TU Delft’s Intellectual Property at the Innovation and Impact Centre

Zijn opmerking benadrukt de noodzaak om IP-afspraken vooraf helder te krijgen. Sinds 2020 geldt bij TU Delft bijvoorbeeld dat studenten in principe eigenaar blijven van hun IP, maar bij samenwerking met bedrijven moeten er vooraf duidelijke afspraken gemaakt worden. De keuze tussen TNO en een TU hangt af van de fase van uw innovatie, oftewel het Technology Readiness Level (TRL).

Om u te helpen bij deze strategische keuze, toont de onderstaande tabel de belangrijkste verschillen tussen TNO en een technische universiteit als innovatiepartner.

Kort gezegd: voor een vroege haalbaarheidsstudie (TRL 1-4) waar fundamenteel onderzoek nodig is en u flexibiliteit in IP-afspraken wilt, is een TU vaak de betere keuze. Zoekt u een partner om een bestaand concept te valideren en te demonstreren in een praktijkomgeving (TRL 5-8) met een gestroomlijnd proces, dan is TNO doorgaans de meer geschikte partij.

Deze keuze beïnvloedt niet alleen de voortgang van uw project, maar ook de uiteindelijke zeggenschap over de door u ontwikkelde technologie.

De administratieve fout die 30% van de start-ups hun subsidie kost

Subsidie binnenhalen is één ding, haar behouden is een tweede. Een van de pijnlijkste en meest voorkomende redenen waarom start-ups hun verkregen WBSO- of TKI-subsidie (deels) moeten terugbetalen, is een gebrekkige administratie. De RVO voert steekproefsgewijs controles uit, en als uw urenregistratie of projectdocumentatie niet sluitend is, kan de S&O-verklaring met terugwerkende kracht worden ingetrokken. Dit leidt niet alleen tot een financiële klap, maar ook tot een deuk in uw geloofwaardigheid bij toekomstige aanvragen.

Het contrast tussen een georganiseerde, audit-proof administratie en een chaotische papierwinkel kan het verschil betekenen tussen succes en mislukking. Een gestructureerd systeem is geen bureaucratische last, maar een strategische troef.

De RVO eist een administratie die de aard, inhoud en voortgang van de S&O-werkzaamheden per project inzichtelijk maakt. Voor de WBSO is een sluitende urenregistratie cruciaal, terwijl voor TKI-projecten ook de projectadministratie met milestones en deliverables van belang is. Het opzetten van een robuust systeem vanaf dag één is essentieel.

Door dit proces te standaardiseren, verlaagt u het risico en bouwt u een reputatie op als een betrouwbare partner, wat deuren opent voor toekomstige, grotere projecten.

Wanneer moet uw project starten om in aanmerking te komen voor de najaarsronde?

Timing is alles in de wereld van subsidies. U kunt het beste projectidee ter wereld hebben, maar als u de deadline mist, is het een verloren kans. Voor veel TKI- en MIT-regelingen zijn er specifieke aanvraagperiodes (’tenders’ of ‘calls’). De najaarsronde is vaak een belangrijke call, maar het voorbereidingsproces begint al maanden eerder. Een veelgemaakte fout is te laat beginnen met de voorbereiding, waardoor de aanvraag gehaast en onvolledig wordt ingediend.

Voor de WBSO geldt dat u een aanvraag kunt indienen voor toekomstige periodes, maar uiterlijk één kalendermaand voor de start van de periode. Voor een project dat start op 1 oktober, moet de aanvraag dus uiterlijk op 30 september ingediend zijn. Voor TKI-calls geldt een harde deadline voor het gehele projectvoorstel. Het is cruciaal om retroactief te plannen vanaf deze datum.

De onderstaande tijdlijn geeft een realistisch beeld van de voorbereiding voor een TKI-najaarsronde, waarbij de deadline vaak rond oktober ligt.

Zoals de tabel laat zien, is de zomerperiode cruciaal voor het uitwerken van de technische details en de begroting. Wachten tot september om te beginnen met schrijven is te laat. Een succesvolle aanvraag vereist een gedegen voorbereiding van 4 tot 6 maanden, vooral als er een consortium gevormd moet worden. Begin dus vroeg met het identificeren van partners, het voeren van gesprekken en het opstellen van een gedetailleerd projectplan.

Door het proces in behapbare fasen op te delen, behoudt u het overzicht en verhoogt u de kwaliteit en daarmee de slaagkans van uw aanvraag aanzienlijk.

Waarom een circulair model uw operationele kosten met 20% verlaagt

Circulariteit is meer dan een modewoord; het is een harde economische strategie die direct kan bijdragen aan uw winstgevendheid en subsidiekansen. De Nederlandse overheid heeft de ambitie om in 2050 volledig circulair te zijn. Dit wordt krachtig ondersteund met financiële middelen. Zoals de RVO het zelf stelt:

In 2050 moet Nederland volledig circulair zijn. In een circulaire economie gaan we zuinig en slim om met grondstoffen en producten. Afval bestaat niet, alles heeft waarde.

– Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, Subsidie Circulaire ketenprojecten

Deze ambitie wordt vertaald naar concrete subsidies. De totale financiële steun vanuit Rijk, provincies en de EU voor circulaire projecten, vaak via de RVO, bedroeg bijvoorbeeld al €440 miljoen in 2022. Voor een start-up biedt een circulair businessmodel twee concrete voordelen: lagere operationele kosten en een hogere scoringskans bij subsidieaanvragen.

De kostenreductie komt uit verschillende hoeken. Door te ontwerpen voor hergebruik, reparatie of recycling verlaagt u de afhankelijkheid van dure, primaire grondstoffen en minimaliseert u afvalstromen. De concrete voordelen die u kunt kwantificeren zijn:

• Lagere inkoopkosten: Het gebruik van gerecyclede of secundaire materialen is vaak goedkoper dan het inkopen van ‘virgin’ grondstoffen.
• Minder afvalkosten: U betaalt minder voor de verwerking van restafval, wat in Nederland een aanzienlijke kostenpost kan zijn.
• Nieuwe inkomstenstromen: Het terugnemen en ‘refurbishen’ van producten creëert een nieuwe markt en versterkt de klantrelatie.
• Subsidiebonus: Binnen regelingen zoals Circulaire Ketenprojecten kunnen projecten die hoger scoren op de R-ladder (Refuse, Reduce, Reuse, etc.) een hogere subsidie ontvangen.

Door circulariteit vanaf de ontwerpfase mee te nemen, positioneert u uw bedrijf niet alleen als duurzaam, maar ook als financieel slim en toekomstbestendig, wat uw aantrekkelijkheid voor zowel investeerders als subsidieverstrekkers vergroot.

Welke specifieke innovatiefondsen (zoals Brainport Development) zijn beschikbaar voor uw prototype?

Naast de landelijke TKI- en WBSO-regelingen, bieden regionale ontwikkelingsmaatschappijen (ROM’s) en fondsen cruciale financieringsmogelijkheden, met name voor de vroege fases van innovatie zoals het ontwikkelen van een prototype. Voor start-ups in de high-tech ecosystemen van Eindhoven en Delft zijn organisaties als Brainport Development, de Brabantse Ontwikkelings Maatschappij (BOM) en InnovationQuarter van onschatbare waarde. Zij spreken de taal van de regio en bieden vaak laagdrempelige instrumenten zoals vouchers en haalbaarheidsleningen.

Deze fondsen zijn vaak een perfecte opstap naar grotere, landelijke of Europese subsidies. Een succesvol afgerond project met een regionale voucher kan dienen als bewijs voor de technische en commerciële haalbaarheid in een grotere TKI-aanvraag. Een goed voorbeeld is de MIT-regeling (MKB-innovatiestimulering Regio en Topsectoren), die vaak regionaal wordt uitgevoerd en zich richt op haalbaarheidsstudies en R&D-samenwerkingsprojecten. De MIT-subsidie voor netwerkactiviteiten in de maritieme sector vereist bijvoorbeeld dat projecten aansluiten bij speerpunten als ‘Safe & smart shipping’, wat de link tussen regionale fondsen en nationale Topsector-agenda’s aantoont.

De financieringsinstrumenten verschillen per regio en fonds. Hieronder vindt u een vergelijking van enkele belangrijke spelers in Zuid-Nederland.

Neem proactief contact op met deze organisaties. Een kop koffie met een business developer van de BOM of InnovationQuarter kan meer waardevolle inzichten opleveren dan wekenlang online onderzoek.

Is het behalen van een B-Corp certificering de investering van tijd en geld waard voor een Nederlands MKB-bedrijf?

Voor veel tech start-ups lijkt een B-Corp certificering een ‘nice to have’: goed voor de marketing, maar een afleiding van de kerntaak van productontwikkeling en groei. Dit is een strategische misvatting. In het Nederlandse subsidie- en investeringslandschap, dat steeds meer waarde hecht aan maatschappelijke impact, is een B-Corp status een hard, strategisch voordeel. Het fungeert als een extern gevalideerd bewijs van uw commitment aan duurzame en sociale doelen, wat direct aansluit bij de bredere doelstellingen van de overheid.

De impact is het grootst wanneer de concurrentie hevig is. Zoals een analyse van subsidiebeoordelingscriteria suggereert:

Als twee TKI-aanvragen technisch even sterk zijn, zal de aanvraag van een B-Corp eerder de voorkeur krijgen, omdat het de bredere doelstellingen van de overheid ondersteunt.

– Analyse van subsidiebeoordelingscriteria, Context van TKI-subsidie evaluaties

Deze ’tie-breaker’ functie kan het verschil betekenen tussen het wel of niet ontvangen van een substantiële subsidie. De waarde gaat echter verder dan alleen subsidies. De Return on Investment (ROI) van een B-Corp certificering voor een Nederlands MKB-bedrijf is veelzijdig:

• Aantrekkingskracht op talent: Topstudenten van TU/e en TU Delft kiezen steeds vaker voor werkgevers met een duidelijke missie. Een B-Corp status is een magneet voor talent.
• Toegang tot kapitaal: Het opent deuren naar ‘impact-first’ investeerders en fondsen zoals DOEN Participaties, voor wie maatschappelijk rendement even zwaar weegt als financieel rendement.
• Versnelde due diligence: Voor impact-investeerders fungeert de certificering als een bewijs dat uw bedrijf de processen op orde heeft, wat het investeringsproces kan versnellen.
• Hogere slagingskans: Het verhoogt uw score bij subsidierondes die expliciet gericht zijn op circulariteit of maatschappelijke impact, zoals de Circulaire Ketenprojecten, waarvoor in 2025 een budget van €3.944.000 beschikbaar is.

Beschouw de B-Corp certificering niet als een kostenpost, maar als een strategische investering in de veerkracht en de financierbaarheid van uw bedrijf. Begin vandaag nog met het herformuleren van uw projectaanvraag, niet vanuit wat uw technologie *is*, maar wat het *doet* voor Nederland. Uw volgende subsidieaanvraag begint hier.