Hoe kiest en gebruikt u de juiste modelovereenkomst van de Belastingdienst om boetes te voorkomen?

Als HR-medewerker of ondernemer bent u voortdurend bezig met het minimaliseren van risico’s. Het inhuren van zzp’ers biedt flexibiliteit, maar brengt ook de angst voor schijnzelfstandigheid en de bijbehorende boetes van de Belastingdienst met zich mee. De standaardreactie is dan ook: we gebruiken een goedgekeurde modelovereenkomst. Probleem opgelost, toch? Helaas is dit een gevaarlijke misvatting. Veel organisaties focussen uitsluitend op het contractuele document, terwijl de werkelijke toetssteen voor de Belastingdienst ligt in wat er dagelijks op de werkvloer gebeurt.

Het advies om een modelovereenkomst te gebruiken is overal te vinden, maar dit advies is vaak incompleet. Het suggereert dat het invullen van een formulier een waterdichte garantie is. Maar wat als de feitelijke werkwijze, de communicatie en de integratie van de freelancer in uw team een heel ander verhaal vertellen? De ware sleutel tot het voorkomen van naheffingen en boetes ligt niet in de juridische taal van het contract, maar in het creëren en bewijzen van een consistente, feitelijke werkrelatie die de zelfstandigheid van de opdrachtnemer respecteert. Dit document moet geen doel op zich zijn, maar een contractuele spiegel van de realiteit.

In dit artikel gaan we verder dan het standaardadvies. We duiken in de cruciale nuances die het verschil maken tussen een papieren tijger en een robuuste verdediging. We analyseren welke contractkeuzes u moet maken, welke zinnen heilig zijn, en – het allerbelangrijkste – hoe u zorgt dat de praktijk het contract niet ondermijnt. U leert hoe u een sluitend dossier opbouwt dat elke controle doorstaat, gebaseerd op de feiten, niet alleen op de tekst.

Om u een helder en compleet overzicht te bieden, hebben we dit artikel gestructureerd rondom de meest prangende vragen die leven bij opdrachtgevers. De inhoudsopgave hieronder geeft u direct toegang tot de specifieke antwoorden die u zoekt.

Wanneer moet u de algemene modelovereenkomst gebruiken en wanneer de branche-variant?

De eerste stap naar een correcte inhuurrelatie is de keuze van de juiste modelovereenkomst. De Belastingdienst biedt twee hoofdsmaken: de algemene modelovereenkomsten en de branche- of beroepsgroep-specifieke overeenkomsten. De keuze hiertussen is niet willekeurig, maar hangt sterk af van de aard van de werkzaamheden en de context van de sector. De algemene overeenkomsten zijn ontworpen voor een breed scala aan opdrachten waarbij geen specifieke sectorregels een rol spelen. Denk aan IT-consultancy, projectmanagement of marketingdiensten. Ze bieden meer flexibiliteit, wat ideaal is voor projecten met een veranderlijke scope.

Branche-specifieke overeenkomsten zijn daarentegen opgesteld in samenwerking met brancheorganisaties, zoals Bouwend Nederland. Deze documenten houden rekening met de unieke wet- en regelgeving, standaarden en werkprocessen die gelden binnen een specifieke sector (bijv. VCA in de bouw, BIG-registratie in de zorg). Ze zijn vaak geschikt voor meer uitvoerende taken en langdurige projecten waar de processen gestandaardiseerd zijn. Een foutieve keuze kan al een eerste indicatie van onzorgvuldigheid zijn. Een IT-projectmanager vastleggen in een bouwcontract roept direct vragen op.

Het praktijkvoorbeeld van de bouwsector versus de IT-sector is hierin verhelderend. Bouwend Nederland heeft een specifieke branche-overeenkomst voor uitvoerende werkzaamheden, maar voor een projectmanager binnen diezelfde bouwsector kan de algemene overeenkomst paradoxaal genoeg beter passen. Dit komt doordat de rol meer adviserend en sturend is, wat beter aansluit bij de flexibiliteit van het algemene model. De onderstaande tabel helpt u bij het maken van de juiste afweging.

Welke zinnen in de modelovereenkomst mag u absoluut niet wijzigen of schrappen?

Nadat u de juiste soort modelovereenkomst heeft gekozen, komt de verleiding om de tekst aan te passen aan uw specifieke situatie. Hoewel enige personalisatie is toegestaan, zijn er cruciale bepalingen die als heilig moeten worden beschouwd. De Belastingdienst markeert deze passages in haar voorbeelden vaak met een gele arcering. Deze geel gearceerde bepalingen vormen de kern van de vrijwaring en mogen onder geen beding worden gewijzigd, aangevuld of verwijderd. Doet u dit wel, dan verliest de overeenkomst haar goedgekeurde status en daarmee de zekerheid die u zoekt.

De belangrijkste onaantastbare clausules zijn die welke direct de afwezigheid van een arbeidsovereenkomst onderbouwen. De meest kritische passages zijn:

• De afwezigheid van een gezagsverhouding: Dit is de clausule die expliciet stelt dat de opdrachtgever geen instructies mag geven over de wijze waarop het werk wordt uitgevoerd, enkel over het te behalen resultaat. Het verwijst direct naar de kern van artikel 7:610 BW.
• De mogelijkheid tot vrije vervanging: Een essentiële indicator van ondernemerschap is dat de opdrachtnemer zich vrij mag laten vervangen door een ander, mits die persoon over dezelfde kwalificaties beschikt. Deze clausule moet intact blijven, ook al wordt er in de praktijk zelden gebruik van gemaakt.
• De eigen werkwijze van de opdrachtnemer: De bepaling die vastlegt dat de zzp’er zelfstandig zijn of haar werkwijze, materialen en aanpak bepaalt.

Het is cruciaal om te begrijpen dat zelfs het toevoegen van ogenschijnlijk onschuldige zinnen de overeenkomst kan ondermijnen. Een zin als “de opdrachtnemer rapporteert wekelijks over de voortgang aan de projectleider” kan al geïnterpreteerd worden als een vorm van gezag en toezicht. Wees dus uiterst voorzichtig met elke aanpassing en controleer altijd of uw wijzigingen niet conflicteren met de geest van de onaantastbare bepalingen.

Deze gemarkeerde secties zijn de juridische pijlers van de overeenkomst. Elke wijziging hieraan, hoe klein ook, kan de gehele structuur doen instorten en de vrijwaring van de Belastingdienst tenietdoen. Ga hier dus met de grootst mogelijke zorgvuldigheid mee om.

Waarom een perfect contract u niet redt als de werkvloer anders handelt

Dit is de kern van de zaak en de meest onderschatte valkuil. U kunt de perfecte, goedgekeurde modelovereenkomst hebben, met alle heilige zinnen intact, maar als de feitelijke werkwijze anders uitwijst, is dat document waardeloos. De Belastingdienst prikt dwars door de papieren realiteit heen en kijkt naar hoe de samenwerking er in de praktijk uitziet. Als een inspecteur vaststelt dat er sprake is van een gezagsverhouding, kan dit leiden tot een naheffing van loonheffingen en boetes. Volgens het nieuwe handhavingsbeleid kan de Belastingdienst vanaf 1 januari 2025 naheffingen tot 5 jaar terug opleggen bij geconstateerde schijnzelfstandigheid.

Wat zijn de signalen waar een inspecteur op let? Het gaat om subtiele, dagelijkse interacties. Draait de zzp’er mee in de reguliere teamvergaderingen? Gebruikt hij een e-mailadres van uw bedrijf? Heeft hij een vaste, aangewezen werkplek? Worden vakanties ‘aangevraagd’ in plaats van ‘gemeld’? Ontvangt de zzp’er hetzelfde kerstpakket als het vaste personeel? Elk van deze elementen kan, opgeteld, het beeld schetsen van een verkapte werknemer, ongeacht wat het contract stelt.

Het is daarom van vitaal belang om niet alleen bij de start, maar gedurende de gehele opdracht een vinger aan de pols te houden. Implementeer een periodieke ‘realiteitscheck’ om te verifiëren of de praktijk nog steeds in lijn is met de contractuele afspraken. Dit is geen kwestie van wantrouwen, maar van professioneel risicomanagement. Deze check dwingt u om kritisch te kijken naar de ingeslopen gewoontes die de grens tussen opdrachtgever-opdrachtnemer en werkgever-werknemer doen vervagen.

Wat moet u doen nu de goedkeuring op veel modelovereenkomsten is verlopen?

Een punt van zorg voor veel opdrachtgevers was de vervaldatum die op veel oudere modelovereenkomsten stond. Jarenlang was er onduidelijkheid over wat te doen wanneer deze datum passeerde. Gelukkig is hier recentelijk duidelijkheid over gekomen. In een belangrijke update heeft het kabinet besloten de geldigheid van bestaande overeenkomsten te verlengen. Alle goedgekeurde modelovereenkomsten zijn automatisch verlengd tot 31 december 2029. Dit betekent dat u niet overhaast nieuwe contracten hoeft af te sluiten voor lopende opdrachten, mits de werkwijze nog steeds overeenkomt met de inhoud van het contract.

Deze verlenging geeft ademruimte, maar het is geen reden om achterover te leunen. Gebruik dit moment juist om uw lopende overeenkomsten te evalueren. Inventariseer alle contracten met zzp’ers en controleer of de aard van de werkzaamheden in de loop der tijd niet is veranderd. Een opdracht die begon als een specifiek project kan organisch zijn overgegaan in meer structureel werk, waardoor de oorspronkelijke overeenkomst (en de feitelijke relatie) niet meer passend is. Communiceer proactief met uw opdrachtnemers over de verlengde geldigheid; dit toont goed opdrachtgeverschap en biedt beide partijen zekerheid.

Bovendien is het essentieel om vooruit te kijken naar nieuwe wetgeving. De verlenging is een overbrugging naar de beoogde invoering van de Wet Verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties en rechtsvermoeden (VBAR). Dit wetsvoorstel, ingediend in de zomer van 2025 met een beoogde ingangsdatum van 1 juli 2026, introduceert belangrijke nieuwe elementen. Zo komt er een rechtsvermoeden van werknemerschap bij een uurtarief onder de €36. Volgens de informatie van de KvK over de Wet VBAR wordt bedrijven geadviseerd nu al hun tariefstructuren en arbeidsrelaties te analyseren om voorbereid te zijn. Wacht niet tot de wet van kracht is, maar gebruik de huidige periode om uw processen toekomstbestendig te maken.

Hoe bouwt u een dossier op om bij een controle aan te tonen dat u volgens het contract werkt?

Zoals eerder benadrukt, is de feitelijke werkwijze doorslaggevend. Maar hoe toont u die aan tijdens een controle van de Belastingdienst? Het antwoord is: met een zorgvuldig opgebouwd dossier. Dossieropbouw is bewijslast. Het is uw verantwoordelijkheid als opdrachtgever om te kunnen aantonen dat de relatie met de zzp’er daadwerkelijk een van opdrachtgeverschap is en geen verkapte dienstbetrekking. Een inspecteur zal niet alleen het contract willen zien, maar juist de documenten die het verhaal achter het contract vertellen.

Een sterk dossier fungeert als uw schild. Het moet een consistent beeld geven van een professionele, zakelijke relatie tussen twee onafhankelijke entiteiten. Begin met het verzamelen van de basisdocumenten en vul dit aan met bewijs uit de dagelijkse praktijk. De onderstaande lijst, gebaseerd op de informatie die de Belastingdienst relevant acht bij handhaving, dient als een blauwdruk voor uw dossier.

De kracht van het dossier zit in de volledigheid en consistentie. Het moet het beeld schetsen van een ondernemer die u inhuurt voor een specifieke klus, niet van een medewerker in een flexibele schil. Elementen die de zelfstandigheid van de opdrachtnemer aantonen, zijn hierbij van onschatbare waarde.

• De formele basis: De getekende modelovereenkomst met het kenmerknummer van de Belastingdienst, een kopie van de KVK-inschrijving en het btw-nummer van de opdrachtnemer.
• De opdracht zelf: De originele offerte van de zzp’er met een duidelijke projectomschrijving en afbakening van het resultaat. Facturen moeten correct zijn opgesteld, inclusief alle wettelijke vereisten.
• Bewijs van ondernemerschap: Indien mogelijk, verzamel bewijs dat de zzp’er ook voor andere opdrachtgevers werkt. Een kopie van de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van de zzp’er is ook een sterk signaal.
• Bewijs uit de praktijk: Dit is het meest overtuigend. Bewaar e-mails waarin de zzp’er zelf zijn werktijden bepaalt, een opdracht weigert of een vervanger voorstelt. Dit soort correspondentie is goud waard.

Welke instructies mag u wél en niet geven aan een ingehuurde ZZP’er?

De grens tussen het geven van noodzakelijke aanwijzingen en het uitoefenen van ongeoorloofd werkgeversgezag is een van de lastigste aspecten in de samenwerking met zzp’ers. Het onderscheid ligt in de vraag: geeft u instructies over het ‘WAT’ (het eindresultaat) of over het ‘HOE’ (de werkwijze)? Als opdrachtgever mag u duidelijke eisen stellen aan het eindproduct of de te leveren dienst, maar u mag zich in principe niet bemoeien met de manier waarop de zzp’er dat resultaat bereikt.

Dit principe wordt vaak samengevat als het ‘noodzakelijk kader’. Instructies die vallen binnen dit kader zijn toegestaan omdat ze randvoorwaarden definiëren die essentieel zijn voor de opdracht, zonder de autonomie van de professional aan te tasten. Denk hierbij aan veiligheidsvoorschriften op een bouwplaats (het dragen van een helm) of wettelijke vereisten zoals de AVG-compliance bij het verwerken van data. Dit zijn geen instructies over de werkwijze, maar over de professionele en wettelijke context waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd. De zzp’er in de bouw moet een helm dragen, maar u mag niet voorschrijven welk merk hamer hij moet gebruiken of in welke volgorde hij de muren moet metselen.

De onderstaande tabel geeft een praktisch overzicht van wat doorgaans wel en niet is toegestaan. Het is de optelsom van ‘HOE’-instructies die een gezagsverhouding kan creëren.

Het geven van feedback op het resultaat is uiteraard toegestaan. Als het geleverde werk niet voldoet aan de afgesproken specificaties, mag u dit aangeven. Dit wordt echter problematisch als de feedback verandert in micromanagement, waarbij u gedetailleerde, stapsgewijze aanwijzingen geeft over hoe het werk gecorrigeerd moet worden.

Wat gebeurt er juridisch als een lid halverwege het project wil of moet stoppen?

De beëindiging van een samenwerking, gepland of onverwacht, legt de juridische verschillen tussen een werknemer en een zzp’er pijnlijk bloot. Voor een werknemer gelden wettelijke ontslagbescherming, opzegtermijnen en vaak een recht op een transitievergoeding. Voor een zzp’er is de situatie fundamenteel anders: de overeenkomst van opdracht is leidend. Dit betekent dat de afspraken die u schriftelijk heeft vastgelegd, bepalen hoe de beëindiging verloopt.

Als de overeenkomst geen specifieke bepalingen over tussentijdse opzegging bevat, geldt in principe dat deze niet zomaar eenzijdig kan worden beëindigd, tenzij er sprake is van een zwaarwegende reden. Dit kan tot complexe situaties leiden. Het is daarom van het grootste belang om een duidelijke exit-clausule op te nemen in uw modelovereenkomst. Dit biedt voor beide partijen helderheid en voorspelbaarheid. Zonder een dergelijke clausule bent u overgeleverd aan de algemene wettelijke bepalingen, wat vaak resulteert in discussies en onzekerheid.

Een goede exit-clausule regelt een aantal essentiële zaken om een soepele overdracht en afwikkeling te garanderen:

• Opzegtermijn: Bepaal een redelijke termijn voor opzegging, rekening houdend met de duur van de opdracht en de tijd die nodig is om eventueel vervanging te vinden. Een termijn van één maand is gebruikelijk.
• Overdracht: Leg vast dat de zzp’er verplicht is om werkzaamheden en documentatie deugdelijk over te dragen.
• Financiële afrekening: Spreek af hoe het reeds voltooide werk wordt afgerekend.
• Intellectueel eigendom: Definieer wie de rechten bezit van het werk dat tot het moment van beëindiging is gecreëerd.
• Geheimhouding: Zorg ervoor dat de geheimhoudingsplicht ook na het einde van de overeenkomst van kracht blijft.

Hoe herkent u of uw ‘freelancer’ eigenlijk een verkapte werknemer is volgens de criteria van de Hoge Raad?

Uiteindelijk draait de hele discussie om één centrale vraag: is uw ‘freelancer’ daadwerkelijk een zelfstandig ondernemer, of is er sprake van een verkapte dienstbetrekking? De Hoge Raad heeft in diverse arresten, met het Deliveroo-arrest als bekendste voorbeeld, duidelijk gemaakt dat alle omstandigheden van het geval meetellen. De ‘holistische benadering’ betekent dat een inspecteur niet naar één enkel kenmerk kijkt, maar naar het totaalplaatje. Het is aan u als opdrachtgever om de ‘rode vlaggen’ te herkennen die kunnen duiden op schijnzelfstandigheid.

De belangrijkste criteria die uit de rechtspraak naar voren komen, zijn gericht op de mate van ondernemerschap en de inbedding in uw organisatie. Een echte ondernemer loopt risico, investeert in eigen middelen en is niet afhankelijk van één enkele opdrachtgever. De volgende checklist, gebaseerd op de criteria uit het Deliveroo-arrest, helpt u de risico’s in te schatten:

• Economische afhankelijkheid: Is de zzp’er voor het overgrote deel van zijn of haar inkomen afhankelijk van uw opdrachten?
• Vergelijkbaarheid met personeel: Doet de zzp’er exact hetzelfde werk als uw vaste medewerkers, onder vergelijkbare omstandigheden?
• Inbedding in de kernactiviteit: Is het werk van de zzp’er een integraal en structureel onderdeel van de kernactiviteiten van uw bedrijf?
• Ondernemersrisico: Draagt de zzp’er zelf enig financieel risico, bijvoorbeeld door te investeren in eigen gereedschap, software of door debiteurenrisico te lopen?
• Gebruik van eigen middelen: Werkt de zzp’er met eigen laptop, telefoon en software, of gebruikt hij/zij de middelen van uw bedrijf?

De financiële gevolgen van een verkeerde inschatting zijn enorm. Experts op het gebied van de arbeidsmarkt waarschuwen dat de naheffing bij schijnzelfstandigheid kan oplopen tot 135% van de betaalde vergoeding. Dit komt doordat de Belastingdienst de netto vergoeding als uitgangspunt neemt en deze ‘bruteert’ om tot een fictief brutoloon te komen, waarover vervolgens loonheffingen, sociale premies en een boete worden berekend.

De enige waterdichte methode om boetes te voorkomen, is zorgen voor een onwrikbare consistentie tussen contract, feitelijke werkwijze en de bewijsstukken in uw dossier. Begin vandaag nog met het auditen van uw huidige zzp-contracten en, belangrijker nog, de geleefde realiteit op de werkvloer om uw organisatie te beschermen tegen onverwachte en kostbare naheffingen.