Hoe huurt u flexibel expertise in zonder dat de Belastingdienst dit ziet als dienstbetrekking?

De Nederlandse arbeidsmarkt drijft op flexibiliteit. Met een groeiend aantal zelfstandigen zonder personeel – in 2024 werken er volgens de Belastingdienst ruim 1,26 miljoen ZZP’ers in Nederland – is het inhuren van externe expertise voor veel bedrijven de norm geworden. Deze flexibiliteit biedt enorme voordelen, maar brengt ook een aanzienlijke juridische onzekerheid met zich mee: het risico op schijnzelfstandigheid. De angst voor een naheffing van de Belastingdienst, inclusief boetes en de verplichte afdracht van sociale premies met terugwerkende kracht, zorgt ervoor dat veel opdrachtgevers krampachtig vasthouden aan verouderde methoden.

De gebruikelijke reflex is om de oplossing te zoeken in waterdichte contracten en het nauwgezet volgen van de bekende drie criteria: gezag, loon en persoonlijke arbeid. Men focust op het hebben van een goedgekeurde modelovereenkomst en hoopt dat dit voldoende is om de fiscus op afstand te houden. Maar wat als de ware sleutel niet in het document zelf ligt, maar in de dagelijkse, feitelijke interactie tussen u en de ingehuurde professional? De realiteit is dat de Belastingdienst en de rechter steeds meer door het papier heen prikken om te kijken naar de materiële werkelijkheid. Het gaat niet langer om het afvinken van een checklist, maar om een holistische benadering van de gehele arbeidsrelatie.

Dit artikel gaat daarom verder dan de basisregels. Als uw juridisch adviseur in deze complexe materie, neem ik u mee in de denkwijze van de fiscus en de rechter. We analyseren niet alleen ‘wat’ de regels zijn, maar vooral ‘waarom’ ze bestaan en ‘hoe’ ze in de praktijk worden getoetst. U leert hoe u een robuust intern beleid opzet dat zich richt op het proactief managen van de feitelijke relatie, zodat u met vertrouwen gebruik kunt maken van flexibele expertise, nu en in de toekomst.

Om u een helder en gestructureerd overzicht te bieden van dit complexe onderwerp, volgt hier de inhoudsopgave van de gids. Elk onderdeel behandelt een cruciaal aspect van het veilig inhuren van ZZP’ers.

Welke instructies mag u wél en niet geven aan een ingehuurde ZZP’er?

De kern van het onderscheid tussen een werknemer en een zelfstandige ligt in de aan- of afwezigheid van een ‘gezagsverhouding’. Dit is het meest glibberige en tegelijkertijd meest cruciale criterium. Veel opdrachtgevers interpreteren dit te letterlijk als ‘bevelen geven’, maar de juridische realiteit is subtieler. Het gaat om de vraag of u de bevoegdheid heeft om te bepalen *hoe* het werk wordt uitgevoerd, in plaats van alleen *wat* het eindresultaat moet zijn. Een duidelijke scheiding tussen proces en resultaat is essentieel.

U mag en moet zelfs duidelijke instructies geven over het gewenste eindproduct. Denk aan deadlines, kwaliteitsnormen, technische specificaties en het te behalen resultaat. Dit is immers de kern van een overeenkomst van opdracht. De gevarenzone betreedt u wanneer uw instructies zich richten op de werkwijze. Het voorschrijven van vaste werktijden, het dicteren van de volgorde van taken, het verplichten van deelname aan interne werkoverleggen die niet direct met de opdracht te maken hebben, of het geven van gedetailleerde aanwijzingen tijdens de uitvoering zijn allemaal rode vlaggen die duiden op gezag.

Om dit praktisch te maken, kunt u denken in een stoplichtmodel:

• Groen (Veilig): Focus op het ‘wat’. U specificeert het eindresultaat, de kwaliteitseisen en de deadline. Feedback geeft u op het (tussen)resultaat, niet op het proces. De ZZP’er bepaalt zelf hoe hij tot dat resultaat komt.
• Oranje (Grijze zone): Noodzakelijke afstemming. Dit omvat instructies die essentieel zijn voor de opdracht, zoals het naleven van veiligheidsvoorschriften op locatie, het gebruiken van specifieke merkrichtlijnen of het koppelen met bepaalde softwaresystemen van uw bedrijf. Dit is vaak toegestaan, mits goed onderbouwd.
• Rood (Gevaarlijk): Focus op het ‘hoe’. U geeft instructies over de manier waarop de ZZP’er zijn werk moet inrichten, legt vaste werktijden op, of er is sprake van hiërarchische aansturing waarbij een manager de ZZP’er dagelijks aanstuurt.

De kunst is om de ZZP’er als een externe specialist te behandelen die u inhuurt voor een specifiek resultaat, niet als een extra paar handen dat u naar believen kunt aansturen. De autonomie van de zelfstandige in de uitvoering van zijn werk moet te allen tijde gerespecteerd worden.

Wat verandert er met de komst van de nieuwe wetgeving rondom schijnzelfstandigheid?

De overheid werkt al geruime tijd aan nieuwe wetgeving om de grijze zone rondom schijnzelfstandigheid te verkleinen en de handhaving te versterken. Hoewel de definitieve ingangsdatum nog kan wijzigen, zijn de contouren van de veranderingen duidelijk en is het zaak voor opdrachtgevers om hierop te anticiperen. De nieuwe aanpak rust op twee belangrijke pijlers: een rechtsvermoeden op basis van tarief en een verplichte online toetsing.

Ten eerste wordt er een rechtsvermoeden van een arbeidsovereenkomst geïntroduceerd voor werkenden met een laag uurtarief. De voorgestelde drempel suggereert dat bij een uurtarief lager dan circa € 32 (het exacte bedrag wordt nog vastgesteld) juridisch wordt aangenomen dat er sprake is van een dienstverband. Het is dan aan de opdrachtgever om te bewijzen dat dit niet het geval is, wat een zeer lastige bewijspositie is. Dit dwingt opdrachtgevers om kritisch te kijken naar de tarieven die zij betalen voor laag-gekwalificeerd werk.

De belangrijkste boodschap van de aankomende wetgeving is een verschuiving van reactief (corrigeren achteraf) naar proactief risicobeheer. U wordt als opdrachtgever gedwongen om voorafgaand aan de opdracht de arbeidsrelatie grondig te analyseren. Het is verstandig om uw huidige inhuurprocessen nu al te toetsen aan de verwachte criteria van de webmodule.

Werkt een vrijwaringsclausule in uw contract echt als de fiscus langskomt?

Een veelvoorkomend misverstand is dat een vrijwaringsclausule in de overeenkomst van opdracht een waterdichte garantie biedt tegen naheffingen van de Belastingdienst. In een dergelijke clausule wordt afgesproken dat als de fiscus de relatie toch als dienstverband aanmerkt, de ZZP’er alle daaruit voortvloeiende kosten (zoals loonheffingen en boetes) op zich zal nemen en de opdrachtgever zal vrijwaren. Hoewel dit juridisch slim lijkt, is de effectiviteit in de praktijk zeer beperkt.

Een vrijwaringsclausule is een civielrechtelijke afspraak tussen twee partijen, maar de Belastingdienst handelt vanuit het fiscaal recht en is er niet aan gebonden.

– TEN Advocaten, Schijnzelfstandigheid zzp in 2025: regels, risico’s & oplossingen

De Belastingdienst legt de naheffing en boetes primair op aan de partij die zij als werkgever beschouwt: u, de opdrachtgever. De fiscus heeft geen boodschap aan de onderlinge afspraken die u met de ZZP’er heeft gemaakt. Uw betalingsverplichting aan de Belastingdienst staat vast. De vrijwaringsclausule geeft u enkel een civielrechtelijk verhaalsrecht op de ZZP’er. Dit betekent dat u, nadat u de Belastingdienst heeft betaald, het bedrag via een civiele procedure moet proberen terug te vorderen van de zelfstandige. Dit leidt in de praktijk tot twee problemen: de ZZP’er is vaak niet solvabel genoeg om dergelijke hoge bedragen te betalen, en een juridische procedure is kostbaar, tijdrovend en de uitkomst is onzeker.

Het onderstaande overzicht maakt de beperkte waarde van de clausule pijnlijk duidelijk.

Een vrijwaringsclausule is dus vooral een papieren tijger. Het biedt een vals gevoel van veiligheid en leidt de aandacht af van waar het echt om gaat: het correct inrichten van de feitelijke werkrelatie. Vertrouw er niet op als primaire verdedigingslinie, maar zie het hooguit als een laatste, zwakke vangnet.

Wanneer wordt een langdurige freelance-opdracht verdacht in de ogen van de wet?

De duur van een opdracht is een belangrijke factor in de holistische beoordeling van een arbeidsrelatie. Hoewel er geen harde wettelijke termijn is waarboven een opdracht automatisch verdacht wordt, is een langdurige, ononderbroken samenwerking een sterke indicatie van organisatorische inbedding. Als een ZZP’er jarenlang fulltime voor één opdrachtgever werkt en een structurele, bijna onmisbare rol vervult, lijkt dit sterk op een reguliere functie binnen het bedrijf. Dit is een grote rode vlag voor de Belastingdienst.

Om dit risico te beheersen, hanteren veel grote bedrijven een proactief beleid. Het is niet ongebruikelijk dat grote corporates bijvoorbeeld een interne interne limiet van 24 maanden voor de maximale inhuurperiode van dezelfde ZZP’er voor een vergelijkbare opdracht hanteren. Na deze periode volgt vaak een verplichte ‘afkoelingsperiode’ van enkele maanden voordat de professional opnieuw kan worden ingehuurd. Dit doorbreekt het patroon van structurele afhankelijkheid en versterkt het projectmatige karakter van de inhuur.

Het opstellen van een helder intern ZZP-beleid is daarom geen overbodige luxe, maar een essentieel instrument voor risicomanagement. Een dergelijk beleid dwingt de organisatie om bewust om te gaan met de duur en aard van freelance-opdrachten en voorkomt dat projectmatige inhuur ongemerkt overgaat in een verkapte vaste aanstelling.

Door de duur van opdrachten proactief te beheren, toont u aan dat u de aard van de freelance-relatie serieus neemt en maatregelen treft om te voorkomen dat deze te veel op een dienstverband gaat lijken.

Wanneer is payroll of detachering een veiliger alternatief dan directe inhuur?

Wanneer u behoefte heeft aan flexibele arbeidskrachten voor taken die sterk geïntegreerd zijn in uw organisatie of voor langere periodes, wordt het risico op schijnzelfstandigheid bij directe inhuur van een ZZP’er aanzienlijk groter. In dergelijke gevallen bieden payroll en detachering veiliger alternatieven. Deze constructies verplaatsen het formele werkgeverschap – en daarmee de bijbehorende risico’s – naar een externe partij.

De keuze tussen payroll en detachering hangt af van de mate van controle die u wilt behouden over de dagelijkse aansturing. Het beslismodel is relatief eenvoudig: hoe meer de werkzaamheden een structurele kernfunctie binnen uw team betreffen, hoe logischer de stap naar een van deze constructies is.

Deze alternatieven zijn doorgaans duurder dan het direct inhuren van een ZZP’er, omdat de externe partij een marge rekent voor het overnemen van de risico’s en de administratie. Echter, deze meerkosten kunnen worden gezien als een verzekeringspremie tegen de potentieel veel hogere kosten van een naheffing van de Belastingdienst. Voor functies met een hoog risicoprofiel is het een investering in juridische zekerheid en gemoedsrust.

Welke loonkostensubsidies en no-riskpolissen biedt het UWV voor oudere werknemers?

In de zoektocht naar flexibiliteit en expertise is het belangrijk om een helder onderscheid te maken tussen het inhuren van zelfstandige professionals (ZZP’ers) en het in dienst nemen van personeel. De instrumenten die het UWV biedt, zoals loonkostensubsidies (LKV) en de no-riskpolis, zijn expliciet bedoeld voor de tweede categorie: het stimuleren van het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Ze zijn dus geen oplossing om de risico’s van ZZP-inhuur te mitigeren, maar vormen een alternatieve route voor het aantrekken van talent, met name uit kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt.

De regelingen zijn ontworpen om de drempels voor werkgevers te verlagen om specifieke groepen in dienst te nemen. De bekendste zijn:

• Loonkostenvoordeel (LKV) oudere werknemer: Als u een werknemer van 56 jaar of ouder in dienst neemt die direct uit een uitkeringssituatie komt, kunt u onder voorwaarden een LKV ontvangen. Dit is een vast bedrag per verloond uur, met een maximum per jaar. Dit verlaagt direct uw loonkosten.
• No-riskpolis: Deze polis is van toepassing wanneer u een werknemer met een ziekte of handicap in dienst neemt. Mocht deze werknemer ziek worden, dan betaalt het UWV (een deel van) de Ziektewet-uitkering. Dit beperkt uw financiële risico bij ziekteverzuim aanzienlijk. Dit geldt vaak ook voor oudere werknemers die voorheen langdurig werkloos waren.

Het cruciale punt is dat deze regelingen pas van toepassing zijn nádat er een formele dienstbetrekking is aangegaan. Ze zijn onderdeel van het arbeidsrecht en de sociale zekerheid, een compleet ander juridisch speelveld dan de overeenkomst van opdracht met een ZZP’er. Voor een opdrachtgever die twijfelt tussen het langdurig inhuren van een oudere ZZP’er of het in dienst nemen van een oudere werknemer, kunnen deze subsidies en de no-riskpolis de financiële balans doen doorslaan in het voordeel van een vast contract. Het biedt een financieel aantrekkelijk en risicobeperkend alternatief voor situaties waar de grens van schijnzelfstandigheid wordt opgezocht.

Wanneer moet u de algemene modelovereenkomst gebruiken en wanneer de branche-variant?

De Belastingdienst stelt diverse modelovereenkomsten ter beschikking om opdrachtgevers en ZZP’ers te helpen hun relatie zodanig vorm te geven dat er geen sprake is van een dienstbetrekking. De belangrijkste keuze is die tussen een algemene modelovereenkomst en een specifieke overeenkomst voor een branche of beroepsgroep. De juiste keuze hangt volledig af van de aard van de werkzaamheden.

De algemene modelovereenkomst ‘geen werkgeversgezag’ is een basisdocument. Het bevat de essentiële bepalingen die de zelfstandigheid van de opdrachtnemer benadrukken, zoals het ontbreken van een gezagsverhouding en de afwezigheid van een verplichting tot persoonlijke arbeid. Deze overeenkomst is een goed startpunt voor de meeste standaard opdrachten waarbij de feitelijke uitvoering duidelijk afwijkt van een dienstverband. Het is een ‘one-size-fits-most’-oplossing, die u zelf verder kunt en moet specificeren met een duidelijke omschrijving van de opdracht (de Statement of Work).

Een branche- of beroeps-specifieke modelovereenkomst is daarentegen ontwikkeld in samenwerking met een brancheorganisatie (zoals Bouwend Nederland of de Nederlandse Vereniging van Journalisten). Deze documenten zijn toegespitst op de specifieke werkwijzen en gebruiken binnen die sector. Ze bevatten vaak al bepalingen die typisch zijn voor dat vakgebied. Als uw opdracht en de werkwijze naadloos aansluiten bij de standaardpraktijk in die branche, biedt een dergelijke overeenkomst meer zekerheid. Het laat zien dat u aansluiting zoekt bij de door de sector zelf gedefinieerde normen voor zelfstandig ondernemerschap.

De gouden regel blijft echter: de feitelijke uitvoering prevaleert altijd. Het gebruiken van een perfecte branche-overeenkomst heeft geen enkele waarde als u in de praktijk toch handelt alsof de ZZP’er een werknemer is. Een zorgvuldig op maat gemaakte algemene overeenkomst die daadwerkelijk wordt nageleefd, biedt meer bescherming dan een blind gekopieerde branche-overeenkomst die niet past bij de feitelijke realiteit van de opdracht. Het document is een hulpmiddel, geen vrijbrief.

Hoe herkent u of uw ‘freelancer’ eigenlijk een verkapte werknemer is volgens de criteria van de Hoge Raad?

De tijd dat men kon volstaan met het afvinken van de drie simpele criteria (gezag, loon, persoonlijke arbeid) is voorbij. Sinds het baanbrekende Deliveroo-arrest van de Hoge Raad in 2020, moet de vraag of er sprake is van een arbeidsovereenkomst worden beantwoord aan de hand van een holistische beoordeling. Alle feiten en omstandigheden van het geval moeten in onderlinge samenhang worden gewogen.

Na het Deliveroo-arrest is geen enkel criterium op zichzelf doorslaggevend, maar beoordeelt de Belastingdienst de feiten en omstandigheden in onderlinge samenhang.

– ZZP Nederland, Whitepaper Schijnzelfstandigheid voorkomen

Dit maakt het voor opdrachtgevers complexer, omdat er geen eenvoudige checklist meer is. U moet leren denken als een rechter en het totaalplaatje beoordelen. De Hoge Raad heeft een reeks van indicatoren gegeven die hierbij een rol spelen. Deze ‘rode vlaggen’ helpen u te herkennen wanneer een freelance-relatie te veel begint te lijken op een dienstverband.

Let in de praktijk op de volgende signalen:

• Is de arbeid een kernactiviteit? Als de ingehuurde persoon werk doet dat tot de kernactiviteit van uw bedrijf behoort (bv. een programmeur bij een softwarebedrijf), is dit een sterkere indicatie voor een dienstverband dan wanneer het ondersteunende taken betreft (bv. de schoonmaak).
• Ondernemerschap van de ZZP’er: Gedraagt de professional zich als een echte ondernemer? Cruciale vragen zijn: Heeft hij/zij meerdere opdrachtgevers? Wordt er actief aan acquisitie gedaan? Zijn er eigen investeringen gedaan in gereedschap, software of opleiding? Draagt de ZZP’er zelf het debiteurenrisico?
• Wijze van manifesteren: Hoe presenteert de werkende zich naar buiten toe? Gebruikt hij een eigen e-mailadres, website en visitekaartjes, of die van uw bedrijf? Dit zegt veel over de mate van zelfstandigheid versus integratie.
• Organisatorische inbedding: Is de ZZP’er volledig ingebed in uw organisatie? Neemt hij deel aan alle teamuitjes, functioneringsgesprekken en interne vergaderingen? Hoe minder hij te onderscheiden is van uw vaste personeel, hoe groter het risico.

Het is raadzaam om periodiek, bijvoorbeeld elke zes maanden, een interne audit uit te voeren op uw lopende ZZP-contracten aan de hand van deze criteria. Door proactief de ’temperatuur’ van de relatie te meten, kunt u tijdig bijsturen en voorkomt u onaangename verrassingen.