Hoe herkent u of uw ‘freelancer’ eigenlijk een verkapte werknemer is volgens de criteria van de Hoge Raad?

Het inhuren van zzp’ers biedt flexibiliteit en toegang tot specialistische kennis, een onmiskenbaar voordeel in de huidige markt. Toch groeit bij veel opdrachtgevers de onrust. De angst voor een naheffing van de Belastingdienst en het risico op arbeidsrechtelijke claims is reëel, zeker nu de handhaving op schijnzelfstandigheid wordt aangescherpt. Jarenlang vertrouwden werkgevers op een goedgekeurde modelovereenkomst en de klassieke drie criteria: gezag, loon en de plicht om persoonlijk arbeid te verrichten. Deze aanpak bood een schijn van zekerheid.

Maar wat als de werkelijkheid complexer is? Het baanbrekende Deliveroo-arrest van de Hoge Raad heeft het speelveld fundamenteel veranderd. De focus is verschoven van de ‘papieren werkelijkheid’ naar de feitelijke werkelijkheid. Het gaat niet langer alleen om wat er in het contract staat, maar om de som van alle feiten en omstandigheden. De mate waarin een zzp’er is ingebed in uw organisatie is een cruciaal nieuw gezichtspunt geworden. Is uw ‘freelancer’ in de praktijk niet te onderscheiden van uw vaste medewerkers? Dan loopt u een aanzienlijk risico, hoe perfect uw contract ook is.

Dit artikel is geen juridisch handboek, maar een strategische gids voor de praktijk. We duiken in de nuances van de nieuwe beoordelingscriteria en vertalen deze naar concrete, herkenbare situaties op uw werkvloer. U leert de waarschuwingssignalen herkennen, de financiële risico’s inschatten en proactief handelen om uw organisatie te beschermen tegen onverwachte en kostbare gevolgen.

Hieronder volgt een overzicht van de onderwerpen die we behandelen. Elk onderdeel biedt u praktische handvatten om uw huidige en toekomstige samenwerkingen met zzp’ers risicobestendig te maken.

Wat betekent het Deliveroo-arrest concreet voor uw inhuur van zzp’ers?

Het Deliveroo-arrest van de Hoge Raad in 2023 markeert een aardverschuiving in de beoordeling van arbeidsrelaties. Voorheen lag de nadruk sterk op de partijbedoeling: wat spraken opdrachtgever en zzp’er af in hun contract? Als de intentie was om geen arbeidsovereenkomst aan te gaan, was dat vaak al voldoende. Deze benadering is nu achterhaald. De Hoge Raad stelt dat de feitelijke uitvoering van het werk en alle relevante omstandigheden de doorslag geven. Dit wordt een ‘holistische weging’ genoemd, waarbij niet één element, maar het totaalplaatje telt.

Een centraal begrip hierbij is de ‘organisatorische inbedding’. De vraag is: functioneert de zzp’er als een integraal onderdeel van uw organisatie? Indicatoren hiervoor zijn bijvoorbeeld of de werkzaamheden tot de kernactiviteit van uw bedrijf behoren, of de zzp’er structureel meedraait in een team, en of hij of zij gebruikmaakt van bedrijfsmiddelen. Volgens de Belastingdienst zijn een eigen e-mailadres van uw bedrijf of het feit dat de zzp’er meer dan 70% van de omzet bij één opdrachtgever behaalt, sterke signalen van inbedding.

De verschuiving is aanzienlijk en vraagt om een andere denkwijze bij opdrachtgevers, zoals de onderstaande tabel illustreert.

Concreet betekent dit dat u verder moet kijken dan de modelovereenkomst. U moet de dagelijkse praktijk van de samenwerking analyseren om te bepalen of er sprake is van een verkapt dienstverband.

Mag een ZZP’er mee met het bedrijfsuitje of toegang hebben tot het intranet?

Deze vraag raakt de kern van ‘organisatorische inbedding’. Het antwoord is niet zwart-wit, maar bevindt zich op een glijdende schaal van risico. Elke vorm van integratie telt mee in de holistische weging. Het uitnodigen van een zzp’er voor een vrijblijvende nieuwjaarsborrel wordt over het algemeen gezien als een gebaar van goed opdrachtgeverschap en levert een laag risico op. Het wordt problematischer wanneer de zzp’er op dezelfde manier wordt behandeld als vaste medewerkers, waardoor de grens tussen een externe expert en een collega vervaagt.

Denk aan toegang tot het intranet, vermelding in het ‘smoelenboek’ of, een zeer sterke indicator, het verstrekken van een @bedrijfsnaam.nl e-mailadres. Dit soort zaken duidt op een mate van integratie die de Belastingdienst als een sterk teken van een dienstverband kan zien. Verplichte deelname aan teambuildingactiviteiten of interne trainingen die niet direct noodzakelijk zijn voor de specifieke opdracht, verhogen het risico aanzienlijk. Het suggereert namelijk een gezagsverhouding en de wens om de zzp’er in de bedrijfscultuur te vormen, net als bij een werknemer.

De mate van integratie is een spectrum. Waar een vrijblijvende borrel (laag risico) acceptabel is, vormt het opnemen in personeelssystemen of verplichte deelname aan trainingen een hoog risico. De volgende lijst geeft een indicatie van het risiconiveau:

• LAAG RISICO: Uitnodiging voor vrijblijvende borrels of kerstborrel (expliciet als optioneel gecommuniceerd).
• MIDDEN RISICO: Toegang verlenen tot specifieke projectmappen in cloudsystemen die noodzakelijk zijn voor de opdracht.
• MIDDEN-HOOG RISICO: De zzp’er opnemen in het interne smoelenboek of de ‘over ons’-pagina van de website.
• HOOG RISICO: Verplichte deelname aan teambuilding, functioneringsgesprekken of niet-opdrachtspecifieke trainingen.
• ZEER HOOG RISICO: Het verstrekken van een @bedrijfsnaam.nl e-mailadres of een vaste, ingerichte werkplek.

De sleutel is om de relatie zakelijk te houden. Faciliteer wat nodig is voor de opdracht, maar vermijd alles wat de zzp’er behandelt als een vast teamlid. Communiceer altijd duidelijk dat deelname aan sociale activiteiten volledig optioneel is.

Moet u als opdrachtgever controleren of uw ZZP’er wel andere klanten heeft?

Ja, hoewel u geen detective hoeft te spelen, heeft u als opdrachtgever een actieve rol in het vaststellen dat u met een échte ondernemer te maken heeft. Het hebben van meerdere opdrachtgevers is een van de sterkste indicatoren van zelfstandig ondernemerschap. Het toont aan dat de zzp’er niet economisch afhankelijk is van één partij, wat een kenmerk is van een dienstverband. Gelukkig is dit voor de meeste zzp’ers de norm; uit CBS-gegevens van 2024 blijkt dat 88% van de zzp’ers twee of meer opdrachtgevers heeft. Slechts 8% is afhankelijk van één enkele klant.

Uw verantwoordelijkheid ligt in het ‘aannemelijk maken’ dat u uw best heeft gedaan om het ondernemerschap van de zzp’er te verifiëren. Dit doet u niet door diens boekhouding te controleren, maar door proactief bewijsstukken te verzamelen en te documenteren. Een zzp’er die actief als ondernemer in de markt staat, kan en zal deze informatie zonder problemen verstrekken. Het is een teken van professionaliteit aan beide kanten. Het aanleggen van een dossier per zzp’er is geen overbodige luxe, maar een essentieel onderdeel van uw risicobeheer.

Deze documentatie helpt u om bij een eventuele controle door de Belastingdienst aan te tonen dat u te goeder trouw heeft gehandeld en er alles aan heeft gedaan om u ervan te vergewissen dat u een zelfstandig ondernemer inhuurde.

Wat kost het u als een ZZP’er met terugwerkende kracht werknemer blijkt te zijn (pensioen, vakantiegeld)?

De financiële gevolgen van een herkwalificatie van een zzp’er naar werknemer kunnen desastreus zijn. Het gaat veel verder dan alleen het alsnog moeten afdragen van loonheffingen. De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug naheffingen opleggen, inclusief forse boetes. Dit tikt snel aan. Een praktijkvoorbeeld: voor een ingehuurde projectmanager kan de naheffing van loonbelasting en premies oplopen tot €12.000 per jaar, vaak met een boete van 25%, wat neerkomt op €15.000 per zzp’er per jaar.

Maar daar stopt het niet. Als een arbeidsrelatie met terugwerkende kracht als dienstverband wordt gezien, ontstaan er ook civielrechtelijke verplichtingen. De ‘werknemer’ kan aanspraak maken op zaken als vakantiegeld (8% over het ‘loon’), doorbetaling bij ziekte en opgebouwde, maar niet-genoten vakantiedagen. Als uw bedrijf onder een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds valt, kunnen pensioenpremies (vaak 15-25% van de loonsom) met terugwerkende kracht worden geclaimd. Deze kosten komen bovenop de naheffing van de Belastingdienst en kunnen een samenwerking die initieel kostenefficiënt leek, veranderen in een financiële molensteen.

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de potentiële kostenposten. De percentages zijn indicatief en afhankelijk van de specifieke situatie, maar geven een duidelijk beeld van de cumulatieve impact.

Het negeren van de signalen van schijnzelfstandigheid is dus geen optie. Een proactieve analyse van uw ingehuurde flexkrachten is de enige manier om deze financiële risico’s effectief te beheren.

Hoe voert u het gesprek met een ZZP’er die u eigenlijk in loondienst wilt nemen?

Wanneer u concludeert dat een zzp-relatie te veel op een dienstverband lijkt, is de meest proactieve en veilige stap het aanbieden van een arbeidsovereenkomst. Dit kan een gevoelig gesprek zijn. De zzp’er hecht mogelijk veel waarde aan zijn vrijheid en ondernemerschap. Een goede voorbereiding en een transparante, respectvolle benadering zijn cruciaal voor een succesvolle uitkomst. Benader het gesprek niet als een verplichting, maar als een blijk van waardering en een wens om de succesvolle samenwerking op een duurzame en juridisch correcte manier voort te zetten.

De Nederlandse werkcultuur van directheid en openheid leent zich goed voor een constructief gesprek. Wees eerlijk over de reden: de veranderde wet- en regelgeving en de noodzaak om bedrijfsrisico’s te mitigeren. Focus op de positieve kanten: de zekerheid die een contract biedt, secundaire arbeidsvoorwaarden en het wegnemen van administratieve lasten voor de zzp’er. Een concreet en aantrekkelijk voorstel is hierbij essentieel.

Een goed voorbereid gesprek kan de relatie juist versterken. Volg een duidelijke structuur om het gesprek soepel en productief te laten verlopen:

• Start positief: Begin met het uitspreken van uw waardering. Zeg bijvoorbeeld: “We zijn enorm tevreden over onze samenwerking en zien je als een cruciaal onderdeel van ons succes.”
• Wees direct en constructief: Leg de reden voor het gesprek uit. Verwijs naar de aangescherpte handhaving en uw wens om de relatie toekomstbestendig te maken.
• Presenteer een concreet voorstel: Leg een uitgewerkt salarisvoorstel op tafel, inclusief vakantiegeld, pensioenbijdrage en eventuele andere secundaire voorwaarden.
• Bereken het netto-effect: Veel zzp’ers vrezen een netto achteruitgang. Maak een voorbeeldberekening die aantoont hoe het bruto salaris zich vertaalt naar een netto inkomen, rekening houdend met wegvallende bedrijfskosten en verzekeringen.
• Bied flexibiliteit: Toon begrip voor de wens naar autonomie. Bied waar mogelijk flexibiliteit in werktijden of de mogelijkheid tot thuiswerken aan, om de overstap aantrekkelijker te maken.
• Geef bedenktijd: Forceer geen directe beslissing. Geef de persoon de tijd om over het voorstel na te denken en plan een vervolgafspraak.

Door het gesprek op deze manier in te steken, toont u niet alleen aan dat u de regels serieus neemt, maar ook dat u de bijdrage van de professional op waarde schat en hem of haar graag aan uw organisatie wilt binden.

Wanneer is payroll of detachering een veiliger alternatief dan directe inhuur?

Als de samenwerking met een zzp’er structureel van aard is, langdurig duurt of de werkzaamheden tot de kernactiviteiten van uw bedrijf behoren, wordt het risico op schijnzelfstandigheid aanzienlijk. In dergelijke gevallen zijn payroll en detachering vaak veiligere en meer verstandige alternatieven dan directe inhuur. Deze constructies verleggen het juridisch werkgeverschap – en daarmee de bijbehorende risico’s – naar een externe partij.

Bij payroll selecteert u zelf de professional, maar komt deze formeel op de loonlijst van het payrollbedrijf. Dit bedrijf verzorgt de salarisadministratie, contracten, en draagt alle werkgeversrisico’s met betrekking tot ziekte en ontslag. Bij detachering huurt u een professional in die in dienst is bij een detacheringsbureau. Dit is vaak een oplossing voor specifieke expertise of tijdelijke projecten waarvoor u de werving en selectie volledig wilt uitbesteden. Beide opties zijn duurder dan directe inhuur van een zzp’er, maar bieden volledige zekerheid en ontzorging op het gebied van werkgeversrisico’s.

De keuze tussen deze constructies hangt af van de specifieke behoefte. Voor structurele, langdurige inzet van een professional die u zelf heeft gevonden, is payroll vaak een passende oplossing. Voor het tijdelijk invullen van een specialistische rol is detachering een logische keuze. De onderstaande tabel zet de belangrijkste verschillen op een rij.

Hoewel directe inhuur van zzp’ers mogelijk blijft voor specialistische, kortdurende en duidelijk afgebakende projecten, bieden payroll en detachering een robuuste oplossing voor het mitigeren van risico’s bij meer structurele personeelsbehoeften.

Waarom een perfect contract u niet redt als de werkvloer anders handelt

Een van de grootste misvattingen onder opdrachtgevers is dat een waterdichte, door een jurist opgestelde overeenkomst voldoende bescherming biedt tegen schijnzelfstandigheid. Het Deliveroo-arrest heeft deze mythe definitief doorgeprikt. De Belastingdienst en de rechter hanteren een helder principe, zoals onderstreept in hun toelichtingen op de beoordeling van arbeidsrelaties.

Wezen gaat voor schijn: de praktijk weegt zwaarder dan de afspraken die op papier zijn gemaakt

– Belastingdienst, Toelichting Beoordeling arbeidsrelaties

Dit betekent dat de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer doorslaggevend is. Als een manager een zzp’er aanstuurt alsof het een vaste medewerker is, functioneringsgesprekken voert, vakantiedagen goedkeurt of gedetailleerde instructies geeft over *hoe* het werk uitgevoerd moet worden (in plaats van *wat* het resultaat moet zijn), dan creëert dit een gezagsverhouding. Zelfs als het contract expliciet vermeldt dat er geen sprake is van gezag, zal de feitelijke praktijk prevaleren. Het contract wordt dan terzijde geschoven als een ‘papieren werkelijkheid’ die niet strookt met de feiten.

Het is daarom van cruciaal belang dat niet alleen de directie, maar vooral de leidinggevenden die dagelijks met zzp’ers werken, zich bewust zijn van de grenzen. Zij zijn degenen die in de praktijk de arbeidsrelatie vormgeven. Een korte training of duidelijke instructies voor managers zijn onmisbaar. Moedig uw managers aan om zichzelf de volgende vragen te stellen over hun interactie met zzp’ers:

• Geef ik de zzp’er instructies over de wijze waarop het werk moet worden uitgevoerd?
• Voer ik functionerings- of beoordelingsgesprekken met de zzp’er?
• Bepaal ik wanneer de zzp’er vakantie opneemt of vrij is?
• Is de zzp’er aanwezig bij reguliere werkoverleggen die niet direct over diens opdracht gaan?
• Kan de zzp’er zich vrijelijk laten vervangen door een gekwalificeerde ander zonder mijn expliciete toestemming?
• Heeft de zzp’er een vaste werkplek op kantoor, net als andere medewerkers?
• Rapporteert de zzp’er op dezelfde manier en met dezelfde frequentie als vaste werknemers?

Als het antwoord op meerdere van deze vragen ‘ja’ is, zijn dat sterke indicatoren van een dienstverband, ongeacht wat er in de overeenkomst van opdracht staat. De sleutel tot risicobeheersing ligt in het gedrag op de werkvloer.

Hoe huurt u flexibel expertise in zonder dat de Belastingdienst dit ziet als dienstbetrekking?

Toekomstbestendig inhuren van zzp’ers vraagt om een strategische en proactieve aanpak. Het gaat niet langer om het vinden van mazen in de wet, maar om het opzetten van een transparant en goed gedocumenteerd proces dat de zelfstandigheid van de ingehuurde professional respecteert en aantoont. De naderende handhaving en de aankondiging van de Wet verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties en rechtsvermoeden (VBAR) dwingen organisaties om hun processen te herzien. Uit onderzoek blijkt dat dit serieus wordt genomen: bijna 49% van de organisaties verwacht vanaf 2025 minder zzp’ers in te zetten, waarschijnlijk ten gunste van veiligere constructies.

Om flexibel te blijven zonder onnodige risico’s te lopen, dient u de samenwerking te baseren op de principes van echt ondernemerschap. Dit betekent dat u focust op het resultaat van de opdracht, niet op de persoon of de werkwijze. Zorg ervoor dat de zzp’er vrij is om de opdracht naar eigen inzicht uit te voeren, zich kan laten vervangen en ook voor andere opdrachtgevers werkt. Het structureel documenteren van deze aspecten is uw beste verdediging.

Een concreet stappenplan kan helpen om uw organisatie voor te bereiden op de toekomst en de huidige risico’s in kaart te brengen:

• Stap 1: Herzie langlopende contracten. Analyseer alle zzp-samenwerkingen die langer dan een jaar duren. Documenteer specifiek waarom langdurige inhuur noodzakelijk is voor dit specifieke project en waarom het geen structurele functie betreft.
• Stap 2: Evalueer tarieven. Ga het gesprek aan over opdrachten met een uurtarief onder de €36. Dit tarief wordt in de toekomstige wetgeving waarschijnlijk de grens voor een ‘rechtsvermoeden van werknemerschap’, wat de bewijslast omkeert.
• Stap 3: Documenteer ondernemerschap structureel. Maak er een standaardprocedure van om bij elke nieuwe zzp’er bewijzen van ondernemerschap op te vragen en te archiveren: een recent KvK-uittreksel, een link naar een professionele website en een bewijs van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

De sleutel tot succesvolle en duurzame flexibele inhuur is niet het vermijden van zzp’ers, maar het omarmen van een professionele, zakelijke en goed gedocumenteerde relatie. Begin vandaag nog met het evalueren en aanpassen van uw processen om voorbereid te zijn op de handhaving van morgen.